1. Analise cada um dos processos da empresa

Cada melhoria de processo – não importa quão grande ou pequena – deve começar pela definição do estado atual de cada um deles, incluindo o orçamento. Sua estratégia de redução de custos deve ter uma abordagem semelhante. É preciso definir claramente as despesas e a origem delas antes de tomar outras medidas.

Se você não conseguir definir ou entender claramente os custos da empresa, faça uma análise de causa-raiz para investigar mais. Com uma abordagem de melhoria de processos, você deve analisar os números e investigar como conseguir mais com menos, economizando tempo e ganhando em eficiência.

Vale ressaltar que, embora o corte de gastos possa poupar um pouco a curto prazo, a redução de custos a longo prazo ocorre quando você compreende totalmente os processos de sua organização.

Com o mapeamento de processos é possível obter não apenas uma visão abrangente de toda a organização, mas também várias visualizações de como cada processo ou ciclo individual ocorre.

Muitas vezes, apenas uma visualização ampla pode não oferecer a você insights para fazer cortes significativos, mas o mapeamento e a estruturação de processos ajudam sua organização a começar com pequenas melhorias e tem o potencial de fazer com que os funcionários trabalhem com mais eficiência.

2. Compare os custos reais com os orçamentos

Registre seus custos reais e compare-os com o valor alocado em seu orçamento. Tente descobrir por que há uma discrepância entre o que você planejou gastar e o que realmente gasta. Quanto maior o valor excedido, mais escopo deve haver para a economia.

Os custos reais que são mais altos do que os orçados geralmente indicam espaço para redução. Valores mais baixos podem indicar uma boa gestão, mas também podem refletir uma queda na qualidade ou problemas potenciais.

Uma planilha é uma maneira fácil de registrar e comparar os gastos regularmente. Revise periodicamente o que você está fazendo e como você está fazendo isso.

A comparação de seus negócios com outras empresas semelhantes pode mostrar que seu desempenho está abaixo do padrão. Por exemplo, seus níveis de desperdício podem ser maiores que a média do setor. Essa é uma oportunidade para implementar soluções econômicas e definir metas.

3. Implante a cultura de redução de consumo de papel

O papel pode ser um grande desperdício de dinheiro para as empresas, mas é um ótimo exemplo de como reduzir as despesas. Embora os métodos de gestão de documentos da velha escola possam funcionar para você, eles também podem estar drenando a lucratividade do seu negócio.

Reduzir os impressos, ou até mesmo mudar para uma metodologia totalmente sem papel, simplificará os processos e reduzirá as despesas do negócio. Para reduzir formulários e relatórios em papel, você pode começar a trabalhar com cópias digitais, por exemplo.

Para registrar transações com cartões corporativos, considere escolher um gerenciador de contabilidade que opera na nuvem. Os custos com esse tipo de software podem ser insignificantes em comparação com a manutenção que uma gestão baseada em papéis exige dentro do seu negócio.

4. Faça um planejamento financeiro

Quando você tem um plano financeiro, em vez de olhar apenas para o que já aconteceu, você faz projeções para os próximos meses, prevendo receitas e despesas. Elas funcionarão como um sistema de alerta antecipado, ajudando você a planejar quedas no fluxo de caixa, identificar necessidades de financiamento e saber o melhor momento para os projetos.

Ele também fornece uma ferramenta para monitorar as finanças da empresa, permitindo que você avalie o progresso e resolva rapidamente os problemas. Para criar um plano financeiro, vale seguir as seguintes etapas:

• revisão do plano estratégico da empresa;
• desenvolvimento de projeções financeiras;
• organização de financiamentos;
• criação de um plano de contingências.

5. Otimize a gestão do estoque

Basicamente, o custo do estoque está relacionado aos gastos com manutenção e armazenamento de mercadorias durante um certo período de tempo. Ele é calculado para determinar a quantidade de lucro que uma empresa pode obter e também ajuda a determinar quanto mais ou menos estoque a organização precisa para satisfazer a demanda.

Se o custo de estoque da sua organização já é maior do que deveria ser, ou você sabe que poderia ser menor, vale verificar algumas maneiras para reduzi-lo. Mesmo as empresas mais eficientes costumam tropeçar quando se trata de gerenciar estoques em excesso. Práticas comuns como descontar ou liquidar itens desvalorizam os produtos e prejudicam as vendas.

Para evitar erros de gerenciamento de estoque e, com isso, reduzir custos, algumas práticas são recomendadas, como:

• reduza o lead time – prazos de entrega – com os fornecedores;
• elimine estoques obsoletos;
• otimize o tamanho dos pedidos e a frequência de compra;
• centralize o controle de estoque;
• faça uma análise contínua de redução de estoques.

6. Negocie sempre com seus fornecedores

Como dissemos, o planejamento é um dos principais elementos para a redução de custos e isso inclui ficar dentro do orçamento e alcançar os objetivos.

Parte de uma estratégia bem-sucedida é conseguir equilibrar os orçamentos. Se você conseguir negociar com sucesso com seus fornecedores para economizar dinheiro em algumas áreas, poderá gastar de maneira mais eficiente em outros lugares.

Vale lembrar que negociar com seus fornecedores não significa necessariamente obter o que você quer com o preço mais barato possível. Você pode querer negociar outros fatores, como prazos de entrega, condições de pagamento ou a qualidade das mercadorias.

De qualquer forma, um bom relacionamento com fornecedores deve, basicamente:

• partir de uma qualificação bem realizada;
• ser baseado em uma comunicação transparente;
• ser flexível.

Ao elaborar sua estratégia de redução de custos, não deixe de fora o papel fundamental da melhoria dos processos organizacionais. Com uma abordagem de melhoria dos processos é possível não só reduzir os valores dos orçamentos, como otimizar as operações do negócio. Isso faz com que a sua organização seja mais eficaz, de cima a baixo, eliminando gastos desnecessários e garantindo que novas despesas não sejam substituídas pelas antigas.

Comece identificando seus principais centros de custo, que podem estar relacionados a compra, produção, vendas emarketing, finanças e administração. Avalie seu demonstrativo de lucros e perdas nos últimos meses e classifique todas as suas despesas – da mais alta para a mais baixa – e, em seguida, comece a trabalhar, identificando áreas nas quais você pode economizar.

Embora o lucro seja muito importante para o bom funcionamento de uma empresa, a qualidade aprimorada e o gerenciamento eficaz de custos são, sem dúvida, mais importantes.